Как составить акт осмотра объекта

Акт осмотра объекта составляют, когда между заказчиком и подрядчиком возникли разногласия о качестве, объёме или состоянии работ: при выявлении дефектов, при одностороннем отказе от договора, перед передачей объекта новому подрядчику, в гарантийный период. Чтобы акт работал как доказательство в строительном споре, другую сторону письменно вызывают на осмотр с указанием даты, времени и места, на месте фиксируют каждое замечание с привязкой к осям и чертежам, делают фотографии и замеры, а документ подписывают все присутствующие. Если извещённая сторона не явилась, акт всё равно можно составить: в нём отмечают её отсутствие и прикладывают доказательства вызова.

Правильно оформленный акт осмотра часто решает исход дела ещё до экспертизы. Арбитражный суд сравнивает его с договором, проектом, исполнительной документацией и перепиской. Если в акте нет конкретики или подрядчика не позвали, суд может не принять документ во внимание, а работы к тому времени уже переделаны другим исполнителем, и доказать прежнее состояние будет нечем. Ниже разобрано, из каких разделов состоит акт, кого приглашать, как снимать и подписывать, и приведён образец текста.

Зачем нужен акт осмотра и в каких ситуациях его составляют

С осмотром Гражданский кодекс РФ связывает существенные правовые последствия. В силу ст. 720 ГК РФ заказчик обязан осмотреть принимаемую работу и сразу сообщить подрядчику об отступлениях от договора, если они обнаружены. Без такого заявления заказчик позднее вправе ссылаться лишь на недостатки, которые невозможно было заметить при обычной приёмке, — то есть на скрытые. Акт осмотра служит формой такого заявления и защищает заказчика от упрёка в молчаливом согласии.

Типовые поводы для осмотра

• приёмка этапа или объекта, когда заказчик не согласен подписывать акты КС-2;
• обнаружение трещин, протечек, отслоений, отклонений от вертикали и других дефектов;
• одностороннее расторжение договора, когда нужно зафиксировать объём, выполненный уходящим подрядчиком;
• передача незавершённого объекта новому исполнителю;
• проявление недостатков в гарантийный срок;
• подготовка к досудебной или судебной строительно-технической экспертизе.

Для подрядчика акт осмотра тоже полезен. Им можно зафиксировать, что заказчик сам повредил результат, начав эксплуатацию до приёмки, или что замечания заказчика касаются работ другого исполнителя. Бывает, что осмотр затевает сам подрядчик, желая опровергнуть претензию прежде, чем она станет иском.

Осмотр при расторжении договора

Самая конфликтная ситуация возникает, когда договор прекращается досрочно. Заказчик хочет как можно скорее пустить на объект нового подрядчика, а прежний исполнитель требует оплатить всё, что успел сделать. Акт осмотра на дату прекращения договора фиксирует фактический объём: сколько смонтировано конструкций, какие сети проложены, какие материалы остались на площадке и в каком они состоянии. Без такого акта спор о неотработанном авансе превращается в противостояние двух расчётов, проверить которые после продолжения работ уже невозможно.

В этом случае к акту полезно приложить ведомость объёмов с замерами по каждому виду работ и опись материалов. Если стороны расходятся в цифрах, каждая записывает свои значения в особом мнении. Позже экспертиза сравнит эти данные с исполнительной документацией и фотографиями.

Осмотр в гарантийный срок

Для недостатков, выявленных после приёмки, ГК РФ устанавливает правила о гарантийном сроке и предельном сроке обнаружения дефектов в строительстве (ст. 756 ГК РФ ограничивает его пятью годами, если законом или договором не установлено иное). Акт осмотра в гарантийный период подтверждает дату обнаружения недостатка. От этой даты зависят и право требовать устранения, и исковая давность. Поэтому осмотр заказчику лучше не откладывать: дефект, обнаруженный в пределах гарантии, но зафиксированный уже после её окончания, доказывать значительно сложнее.

Структура акта: разделы и обязательные реквизиты

Единой формы акта осмотра закон не утверждает. Акт — внутренний документ сторон, а суд оценивает его по содержанию. Хорошо составленный акт читается без пояснений: из него ясно, где, когда, кто, что увидел и чем это подтверждается.

Вводная часть

В шапке акта указывают наименование документа, его номер, дату, время начала и окончания осмотра и адрес объекта. Далее перечисляют основание: номер и дату договора, письмо-вызов, пункт договора о порядке устранения недостатков. Отдельной строкой фиксируют погодные условия и температуру, если они влияют на оценку, например при осмотре кровли, фасада или бетонных работ.

Описательная часть

Основной раздел состоит из пронумерованных пунктов. Каждый пункт описывает одно замечание и содержит:

• точное место: этаж, оси, помещение, отметка, номер узла по проекту;
• суть отклонения в фактических терминах: «трещина шириной до 2 мм длиной около 1,5 м», а не «некачественная кладка»;
• требование, которому работы не соответствуют: лист проекта, пункт договора, свод правил;
• способ фиксации: замер рулеткой, уровнем, нивелиром, тепловизором, номер фотографии.

Заключительная часть

Здесь перечисляют приложения, отражают особые мнения сторон и проставляют подписи. Если стороны договорились о сроке устранения недостатков, его можно включить в акт, но лучше оформить отдельным документом, чтобы не смешивать фиксацию фактов и обязательства.

Кого звать на осмотр и как оформить приглашение

Состав участников определяет, насколько трудно будет потом оспорить акт. Минимальный состав: представитель заказчика и представитель подрядчика с полномочиями. Свои полномочия подтверждают доверенностью либо приказом о назначении ответственного лица. Подпись прораба, которого никто не уполномочивал подписывать документы о недостатках, другая сторона легко оспорит.

Кого добавить по ситуации

• представителя технического надзора заказчика или строительного контроля;
• субподрядчика, если дефекты относятся к его участку работ;
• проектировщика в рамках авторского надзора, когда спор касается соответствия проекту;
• независимого специалиста или эксперта строительной организации;
• нового подрядчика при передаче объекта после расторжения договора.

Вызов на осмотр

Уведомление направляют заранее, чтобы у другой стороны было реальное время приехать. Конкретный срок обычно указан в договоре в разделе о гарантийных обязательствах или приёмке. Если договор молчит, ориентируются на разумный срок с учётом расстояния и характера дефектов: суды неоднократно признавали ненадлежащим вызов, отправленный накануне вечером на объект в другом регионе.

В уведомлении указывают дату, время, точный адрес, цель осмотра, перечень предполагаемых недостатков и контакт ответственного лица. Направляют его способом, предусмотренным договором, и дублируют на электронную почту. Доказательства отправки и получения прикладывают к акту. При аварийной ситуации, например при протечке, вызов допустим в сжатые сроки, но в акте нужно описать, почему нельзя было ждать.

Фото и видео: как снимать, чтобы суд принял съёмку

Фотофиксация превращает акт из описания в доказательство. Однако снимки без системы мало помогают: суду нужно понимать, что изображено и где это находится.

Правила съёмки

1. Начинайте с общих планов: фасад, вход, табличка с адресом, этаж, помещение.
2. Затем снимайте средним планом участок с дефектом, чтобы был виден ориентир: окно, колонна, маркировка оси.
3. Крупный план делайте с линейкой, рулеткой или щупом в кадре, чтобы читался размер.
4. Каждый кадр нумеруйте и указывайте этот номер в соответствующем пункте акта.
5. Сохраняйте исходные файлы с метаданными: дата, время, координаты. Обработка и обрезка снижают доверие к снимку.

Видеосъёмка полезна для дефектов, которые плохо видны на фото: протечки в динамике, вибрация, неработающее оборудование, прогибы. Запись лучше вести непрерывно, проговаривая вслух место и время. Если на осмотре присутствуют обе стороны, можно в начале записи попросить участников представиться.

Замеры и инструментальный контроль

Фото показывает дефект, а замер даёт ему величину. Отклонение стены от вертикали, неровность основания, толщину защитного слоя бетона или влажность стяжки измеряют приборами, и в акте указывают не только результат, но и прибор. Для серьёзных споров желательно использовать поверенные средства измерения и прикладывать копию свидетельства о поверке. Если замер выполняет приглашённый специалист, в акт вписывают его квалификацию и организацию.

Фиксировать полезно не только место отклонения, но и контрольные точки рядом, где отклонения нет. Это помогает эксперту понять масштаб проблемы и отличить локальный дефект от системной ошибки, а сторонам спорить о стоимости устранения на основе цифр.

Хранение материалов

Файлы с камеры и телефонов переносят на носитель в день осмотра, делают копию и составляют реестр фотографий с номерами, датами и кратким описанием. Реестр подписывают как приложение к акту. Подавая иск в арбитражный суд, снимки прикладывают в электронном виде через систему «Мой арбитр», а подписанные распечатки служат дополнительным экземпляром.

Подписи, особое мнение и отказ от подписи

Подписи показывают, что сведения в акте видели все участники. Подпись при этом ещё не означает согласия с выводами: представитель стороны вправе подписать акт с оговоркой «с актом не согласен, возражения прилагаются». Такой вариант лучше, чем отказ подписывать вообще, потому что фиксирует присутствие и даёт возможность изложить позицию.

Если сторона отказывается подписать

В акте делают запись: «представитель подрядчика … от подписи отказался, причины не указал» или «от подписи отказался по причине …». Запись удостоверяют подписи остальных участников. Целесообразно, чтобы при отказе присутствовал независимый участник, например представитель технадзора или приглашённый специалист. Экземпляр акта направляют отказавшейся стороне в тот же день с сопроводительным письмом.

Если сторона не явилась

Неявка извещённой стороны позволяет составить акт без неё. В тексте указывают, что сторона уведомлена письмом от такого-то числа, к назначенному времени не прибыла, осмотр начат после ожидания определённое время. Суд обычно принимает такой акт, если вызов был своевременным и надлежащим, а описание дефектов конкретным.

Число экземпляров

Акт составляют по числу участников, каждый экземпляр подписывают оригинально. Исправления в тексте заверяют подписями всех присутствующих рядом с исправлением. Пустые строки прочёркивают, чтобы исключить последующие дописки.

Если договор разрешает электронный документооборот, акт можно подписать усиленными электронными подписями уполномоченных лиц уже после осмотра. Но на площадке всё равно стоит составить бумажный черновик и подписать его на месте: спустя неделю участники охотнее спорят о формулировках, чем о том, что видели своими глазами.

Образец акта осмотра объекта

Ниже приведён образец, который нужно адаптировать под конкретный договор и объект. Он не заменяет анализа документов, но показывает логику построения.

Акт осмотра объекта № …

Дата: … Время начала осмотра: … Время окончания: …

Адрес объекта: … Наименование объекта по договору: …

Основание: договор строительного подряда № … от …; уведомление о проведении осмотра исх. № … от …, получено подрядчиком …

Состав комиссии:

• от заказчика: должность, ФИО, доверенность № … от …;
• от подрядчика: должность, ФИО, доверенность № … от … (или отметка о неявке);
• от строительного контроля: должность, ФИО, организация;
• приглашённый специалист: ФИО, квалификация.

Условия осмотра: температура воздуха …, осадки …, освещение ….

Средства измерения: рулетка, уровень строительный, нивелир (с указанием марки и сведений о поверке), фотоаппарат или телефон.

Комиссия установила:

1. Помещение … , оси … , отметка … : трещина в стяжке пола шириной … мм, длиной … м. Требование: лист … раздела … проекта. Иллюстрации 1–4.
2. Фасад, оси … : отслоение облицовочной плитки площадью около … м². Фото № 5–9, видео № 1.
3. …

Особое мнение подрядчика: …

Приложения: реестр фотографий на … листах; копия уведомления о вызове; копии доверенностей.

Подписи: …

В образце намеренно нет оценочных выводов о причинах дефектов. Причины устанавливает экспертиза. Акт фиксирует видимое состояние, а попытка вписать в него заключение «дефект возник по вине подрядчика» без специалиста даёт другой стороне повод оспорить весь документ.

Что делать с актом дальше и когда нужен адвокат

После составления акта следующий шаг зависит от цели. Ссылаясь на акт, заказчик направляет подрядчику требование устранить недостатки в разумный срок. Когда подрядчик не устраняет дефекты, заказчик вправе поручить их исправление третьему лицу и взыскать расходы, если это допускают договор или закон (ст. 723 ГК РФ). Акт осмотра в этом случае становится первым звеном цепочки доказательств: дефект, уведомление, отказ, устранение силами другой организации, стоимость.

При разногласиях о наличии или причинах недостатков по требованию любой стороны назначается экспертиза. Расходы на экспертизу несёт подрядчик, за исключением случаев, когда нарушений она не выявила или показала, что причины не связаны с его действиями. В суде акт осмотра используют для постановки вопросов эксперту и как исходные данные о состоянии объекта на дату осмотра.

Где чаще всего ошибаются

• проводят осмотр уже после того, как недостатки устранены другим исполнителем;
• описывают дефекты без привязки к проекту и нормативу;
• не прикладывают доказательства вызова подрядчика;
• смешивают в одном документе фиксацию дефектов и расчёт стоимости их устранения;
• подписывают акт лицами без полномочий.

Адвокат по строительным спорам может подготовить уведомление о вызове, проверить проект акта до осмотра, участвовать в осмотре на стороне компании и сразу оценить, как документ будет выглядеть в арбитражном процессе. Для начала пришлите договор, переписку о недостатках и, если акт уже составлен, его копию с фотографиями.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта advokat.strojka@gmail.com.