Как зафиксировать объём выполненных работ

Зафиксировать объём выполненных строительных работ надёжнее всего комбинацией способов: совместный осмотр с заказчиком и подписанный акт, фото- и видеосъёмка с привязкой ко времени и месту, протокол осмотра у нотариуса, обмеры и заключение независимого специалиста, а также исполнительная документация, которую подрядчик ведёт в ходе стройки. Действовать нужно прежде, чем объект закроют отделкой, передадут иному подрядчику или заказчик приступит к эксплуатации. После этого восстановить фактический объём можно лишь экспертным путём, и результат будет менее точным.

Повод для фиксации в споре между компаниями обычно один из трёх: заказчик отказывается подписывать акты по форме КС-2 и настаивает, что работы сделаны не полностью; договор расторгается, и стороны спорят о стоимости сделанного к этой дате; на объект заходит новый подрядчик, и предыдущий хочет доказать, где закончилась его зона. Во всех трёх случаях доказательства собирают сразу, пока объект в том состоянии, в котором его оставил подрядчик.

Ниже по шагам разобрано, как провести осмотр и пригласить на него контрагента, как снимать объект, чтобы арбитражный суд принял запись, когда нужен нотариус, что даст специалист и какие документы дополняют картину.

Совместный осмотр объекта и акт фиксации объёма

Первый шаг — письменное приглашение заказчика на осмотр. В письме указывают объект, дату, время, место сбора и цель: фиксация объёма и состояния работ на определённую дату. Приглашение отправляют так, как предусмотрено договором, и дополнительно на юридический адрес по данным ЕГРЮЛ. Разумный срок между отправкой и осмотром составляет несколько рабочих дней, чтобы заказчик не мог сослаться на внезапность.

На осмотре участвуют уполномоченные представители: со стороны подрядчика руководитель проекта или главный инженер, со стороны заказчика лицо с доверенностью или представитель технического надзора. Полномочия проверяют до начала и фиксируют в акте. Если в осмотре участвует строительный контроль заказчика, его подпись в акте в суде весит заметно больше подписи случайного сотрудника.

Акт составляют по ходу обхода. В нём перечисляют конструктивные элементы и виды работ, единицы измерения, измеренные величины, способ измерения и используемые инструменты. Формулировки должны быть проверяемыми: не «стены оштукатурены», а «штукатурка стен 3-го этажа, оси 1–6/А–Г, площадь 412 кв. м по обмерам рулеткой и лазерным дальномером». К акту прилагают схему или поэтажный план с отметками.

Что отразить в акте осмотра

1. Дата, время начала и окончания осмотра, адрес и название объекта.
2. Участники с указанием должностей и документов о полномочиях.
3. Основание осмотра: письмо-приглашение, уведомление о расторжении, требование заказчика.
4. Список обследованных конструкций с указанием осей, отметок и помещений.
5. Измеренные объёмы в единицах сметы, способ измерения, модели приборов.
6. Замечания каждой стороны, если они есть, своими словами участников.
7. Перечень приложений: схемы, фотографии, носитель с видеозаписью.

Единицы измерения в акте лучше брать те же, что в смете и КС-2: кубометры бетона, тонны арматуры, квадратные метры кладки. Тогда сопоставление объёмов с документами не потребует пересчёта, а суду будет видно, какая позиция акта соответствует какой позиции сметы.

Если заказчик не пришёл или отказался подписывать

Неявка заказчика не мешает осмотру. Подрядчик проводит его в назначенное время, фиксирует в акте отсутствие приглашённой стороны и приводит доказательства её извещения. Когда представитель заказчика явился, но подписывать отказался, в акте фиксируют отказ и заверяют это подписями присутствующих. Этот односторонний акт вместе с приглашением на осмотр является доказательством, которое суд оценивает в совокупности с остальными.

Полезно пригласить незаинтересованных лиц: представителя проектной организации, ведущей авторский надзор, специалиста независимой экспертной организации. Их присутствие и подписи снижают риск того, что заказчик назовёт акт составленным задним числом.

Фото- и видеосъёмка, которую примет арбитражный суд

Фотографии и видеозаписи относятся к иным документам и материалам согласно ст. 89 АПК РФ. Суд принимает их, если из записи понятно, где, когда и что снято, и если есть основания доверять её подлинности. Снимки «с телефона прораба» без даты и привязки к месту ответчик легко оспорит как сделанные на другом объекте или в другой день.

Правила съёмки, которые снимают большинство вопросов:

• сначала общий план с узнаваемыми элементами: фасад, адресная табличка, вывеска объекта, характерные соседние строения;
• затем переход к конкретному помещению или конструкции без резких склеек, чтобы было видно движение по объекту;
• в кадре мерная рулетка, нивелирная рейка или лазерный дальномер с показаниями при каждом измерении;
• включённые в настройках камеры дата, время и геопозиция, сохранённые оригинальные файлы с метаданными;
• голосовой комментарий: дата, объект, участок, что именно показывается.

Видео лучше снимать непрерывными длинными фрагментами. Монтаж, наложение текста и обработка дают повод для заявления о фальсификации. Оригиналы сразу копируют на внешний носитель и в облачное хранилище, а в суд представляют копии с описанием, какой файл что показывает.

Для крупных площадных объектов полезна съёмка с квадрокоптера. Ортофотоплан, построенный по аэрофотосъёмке, позволяет измерить площади покрытий, благоустройства, кровли и сопоставить их со сметой. Такие материалы обычно готовит геодезическая или изыскательская организация, и к ним прилагается отчёт с указанием оборудования и методики.

Фотофиксацию полезно вести не только в момент спора, но и в течение всей стройки. Регулярные снимки этапов, особенно скрытых работ до их закрытия, позже помогают доказать и объём, и последовательность выполнения. Если договор обязывает подрядчика сдавать фотоотчёты заказчику, письма с такими отчётами становятся дополнительным доказательством.

Протокол осмотра у нотариуса

Нотариус обеспечивает доказательства, необходимые для суда, когда есть основания полагать, что позднее их представление окажется невозможным или затруднённым. Так предусмотрено ст. 102 и ст. 103 Основ законодательства РФ о нотариате. Для строительства такая угроза очевидна: объект закрывают отделкой, разбирают леса, засыпают траншеи.

Нотариус вправе провести осмотр вещественных доказательств, в том числе на объекте. Он составляет протокол, где описывает увиденное, фиксирует участвующих лиц и прикладывает фотографии. Протокол нотариуса принимается судом как доказательство, достоверность которого ответчику оспорить заметно труднее, чем фотографии подрядчика.

Есть важное ограничение: по делу, которое суд уже принял к рассмотрению, нотариус доказательства не обеспечивает. После подачи иска об обеспечении доказательств просят арбитражный суд (ст. 72 АПК) или ходатайствуют об осмотре на месте (ст. 78 АПК). Поэтому нотариальный осмотр планируют до обращения в суд.

О времени и месте осмотра нотариус оповещает стороны и заинтересованных лиц. В случаях, не терпящих отлагательства, он может провести осмотр без извещения. Срочность обосновывают в заявлении: например, заказчик уже допустил на объект другую организацию, и работы по отделке начнутся в ближайшие дни.

В строительстве нотариус специалистом не является. Нотариус записывает увиденное, но объём и стоимость работ не определяет. Поэтому на осмотр приглашают специалиста, который проводит обмеры, а нотариус отражает их ход и результаты в протоколе. Связка «нотариус плюс специалист» даёт и достоверность, и техническое содержание.

Специалист-строитель и внесудебное заключение об объёмах

Независимый специалист в области строительно-технической экспертизы проводит обмеры, сопоставляет фактически выполненное с проектом, сметой и актами, составляет заключение. Заключение, полученное вне суда, судебную экспертизу не подменяет, но остаётся письменным доказательством, которому суд обязан дать оценку. Оно также помогает подготовить вопросы для эксперта, если суд экспертизу назначит.

Выбирая специалиста, проверяют его образование, квалификационные аттестаты, опыт по аналогичным объектам, наличие поверенного измерительного оборудования. Копии этих документов прилагают к заключению. Заключение без сведений о квалификации исполнителя и о поверке приборов ответчик назовёт ненадлежащим доказательством, и спорить с этим будет трудно.

Задание специалисту формулируют конкретно. Пример: «Определить фактический объём работ по устройству монолитных перекрытий на отметках +3,300 и +6,600 и сопоставить его с объёмами, указанными в акте КС-2 № 4». Вопрос о стоимости, если он нужен, ставят отдельно и указывают, по каким расценкам считать: договорным, сметным или рыночным.

Если дело уже слушается в суде, заключение, полученное вне суда, всё равно сохраняет значение. Сторона прикладывает его к ходатайству о назначении судебной экспертизы, чтобы показать суду, что разногласия по объёму реальны и требуют специальных знаний. Специалиста, составившего заключение, можно пригласить в заседание для пояснений, а его выводы использовать при проверке заключения судебного эксперта.

На обмеры специалиста также приглашают заказчика. Его присутствие усиливает доказательство, а отказ прийти подтверждает добросовестность подрядчика. Если заказчик не пускает на объект, это фиксируют актом и письмами, а затем просят суд обеспечить доступ эксперту.

Исполнительная документация и первичные документы

Веские доказательства объёма складываются не тогда, когда начался спор, а в процессе стройки. Исполнительная документация, которую подрядчик ведёт по требованиям Минстроя и условиям договора, фиксирует каждое выполненное действие. Если она велась аккуратно и передавалась заказчику, спорить с объёмом работ заказчику сложно.

Основные документы, подтверждающие объём:

• акты освидетельствования скрытых работ, подписанные представителем строительного контроля заказчика;
• акты освидетельствования ответственных конструкций и отдельных участков сетей;
• исполнительные геодезические схемы и результаты съёмок;
• общий журнал работ и специальные журналы, например по бетонным или сварочным работам;
• журнал учёта выполненных работ по форме КС-6а;
• протоколы испытаний материалов и конструкций, а также паспорта и сертификаты на материалы;
• документы о поставке материалов на объект: универсальные передаточные документы, товарно-транспортные накладные.

Отдельную ценность имеет переписка о передаче исполнительной документации. Письма с перечнем переданных томов и отметкой о получении доказывают, что заказчик знал об объёме и не возражал. Если в ответ на них заказчик промолчал, его последующие заявления о «невыполненных» работах выглядят неубедительно.

Перед спором подрядчику полезно составить сводную ведомость объёмов. В ней по каждой позиции сметы указывают проектный объём, объём по подписанным актам, объём по направленным, но не подписанным актам, и фактический объём по результатам обмеров. Ведомость сразу показывает, где расхождения, и какие документы подтверждают каждую цифру. Его прилагают к претензии и иску, а в суде на его основе формулируют вопросы эксперту.

Не стоит забывать и о внутренних документах подрядчика: табелях учёта рабочего времени на объекте, путевых листах техники, договорах с субподрядчиками и актах с ними, журналах пропуска на площадку. Каждый по отдельности объём не доказывает, но в совокупности они показывают, что на объекте работали люди и техника подрядчика в заявленные периоды.

Как фиксировать состояние объекта при прекращении договора и смене подрядчика

Расторжение договора подряда — момент, когда фиксация объёма особенно важна. Согласно ст. 717 ГК РФ, если заказчик отказался от договора, подрядчик вправе требовать платы за ту часть работы, которая сделана до получения извещения об отказе. Чтобы установить размер этой части, необходимо зафиксировать состояние объекта на день прекращения договора.

Подрядчик, получив уведомление об отказе от договора, сразу направляет заказчику приглашение на совместный осмотр и акт выполненных работ на дату расторжения. Параллельно готовит фото- и видеосъёмку, при необходимости вызывает нотариуса и специалиста. Задержка на несколько недель способна лишить вас всех доказательств: заказчик обычно спешит запустить на объект нового исполнителя.

Заказчику фиксация тоже нужна. Если он отказывается от договора из-за просрочки или недостатков, ему предстоит доказать, какие работы подрядчик не выполнил и сколько стоит их завершение силами другой организации. Акт приёма-передачи объекта новому подрядчику с описью выполненного предыдущим исполнителем станет ключевым документом в будущем споре о неотработанном авансе.

При передаче объекта между подрядчиками удобно составить трёхсторонний акт с участием заказчика, уходящего и нового подрядчика. В нём фиксируют, что сделано, что осталось и в каком состоянии передаётся объект. Такой документ снимает большую часть разногласий о том, кто какие работы выполнил.

Что делать сейчас, если объём работ оспаривается

Если заказчик заявил, что работы выполнены не полностью, или вы готовитесь к расторжению, действуйте в таком порядке. Отправьте письменное приглашение на осмотр, указав дату и время. Организуйте съёмку объекта по правилам, описанным выше. Решите, нужен ли нотариус: если объект скоро будет закрыт отделкой или передан другому подрядчику, ответ почти всегда положительный. Пригласите специалиста для обмеров и соберите исполнительную документацию с доказательствами её передачи заказчику.

Просчёты на этой стадии обходятся дорого. Акт, составленный без извещения заказчика, вызывает вопросы. Фото без метаданных легко оспорить. Заключение специалиста без поверенных приборов и документов о квалификации суд может не принять. Любую из этих ошибок несложно предотвратить, если заранее продумать порядок фиксации.

Адвокат по строительным спорам подготовит приглашения и уведомления, определит состав участников осмотра, сформулирует задание специалисту и вопросы нотариусу, проверит исполнительную документацию на пробелы и выстроит доказательства так, чтобы они работали в претензии и в арбитражном суде. Направьте договор, сметы, акты, переписку о приёмке и опишите, в каком состоянии объект сейчас.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта advokat.strojka@gmail.com.