Как работать с журналом работ КС-6

Общий журнал работ по форме КС-6 ведёт подрядчик (лицо, осуществляющее строительство) с первого дня работ на объекте: ежедневно записывает, какие работы выполнены, кем, в каких осях и с какими материалами, фиксирует простои, указания заказчика и замечания строительного контроля. Каждую запись подписывает ответственный представитель подрядчика, а замечания и отметки о приёмке подписывают представители заказчика и технадзора. В строительном споре журнал служит письменным доказательством в арбитражном суде: им подтверждают объём и сроки работ, присутствие подрядчика на объекте, причины задержек. Поэтому ошибки в журнале, пропуски дат и записи задним числом потом обходятся компании дороже, чем время, сэкономленное на его ведении.

На объектах капитального строительства, где проводится государственный строительный надзор, форма и порядок ведения общего журнала установлены приказом Минстроя России № 1026/пр, который заменил прежние требования Ростехнадзора. На остальных объектах стороны часто используют унифицированную форму КС-6 или форму, согласованную в договоре. Название «КС-6» в обиходе закрепилось за общим журналом в целом, и ниже речь идёт о правилах, которые важны в любом из этих вариантов.

Кто ведёт журнал и как его открыть на объекте

Журнал заводят до начала работ. Застройщик или технический заказчик передаёт его подрядчику, либо подрядчик открывает журнал сам, если так распределены обязанности по договору. На титульном листе указывают объект, адрес, сведения о застройщике, техническом заказчике, лице, осуществляющем строительство, проектировщике, разрешении на строительство и органе строительного надзора.

Подготовка бумажного журнала

• листы пронумерованы, журнал прошит;
• последняя страница скреплена подписью и печатью организации, выдавшей журнал;
• на объектах с госстройнадзором журнал предъявляют органу надзора, и он ставит отметку о регистрации;
• в начале журнала заполняют список ответственных лиц с указанием документов о назначении.

Электронный журнал

Современные правила позволяют вести общий журнал в электронной форме с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей. Электронный журнал удобен для крупных объектов и снижает риск утраты, но требует заранее договориться о системе, правах доступа и порядке выгрузки. В договоре подряда стоит прямо указать, какая форма журнала используется и кто отвечает за хранение данных.

Ответственность за ведение журнала лежит на подрядчике. Заказчик, его строительный контроль, проектировщик в рамках авторского надзора и инспектор госстройнадзора вносят в журнал свои записи, но заполнять ежедневную хронику работ обязан исполнитель.

Записи: что и как фиксировать каждый день

Основная ценность журнала в его регулярности. Запись делают в день выполнения работ, а не по итогам месяца перед подписанием актов КС-2. Пропуск нескольких дней подряд в разгар работ вызывает у суда и эксперта вопрос: что происходило на объекте в это время.

Содержание ежедневной записи

• дата и смена;
• наименование и объём выполненных работ по захваткам, осям, отметкам;
• применённые материалы и изделия с указанием документов о качестве;
• численность рабочих и используемые машины;
• условия производства работ: температура, осадки, если они влияют на технологию;
• указания и замечания, полученные от заказчика, проектировщика, надзора;
• ссылки на акты освидетельствования скрытых работ и специальные журналы.

Записи о проблемах

Журнал нужен не только для отчёта о сделанном. В нём фиксируют всё, что мешает работать: отсутствие фронта работ, задержку выдачи чертежей, непоставку оборудования, предписания, требующие остановки. Каждая такая запись должна содержать конкретное описание препятствия и ссылку на письмо, направленное заказчику. Отдельной записью отмечают дату возобновления работ.

Формулировки

Пишите коротко и предметно. «Выполнена кладка наружных стен 3 этажа, оси 1–4/А–В, 18 м³» лучше, чем «велись работы по кладке». Не стоит использовать журнал для эмоциональных претензий к заказчику: такие записи суд воспринимает критически, а заказчик отвечает на них встречными упрёками.

Работы субподрядчиков

Генподрядчик отвечает за ведение общего журнала по всему объекту, включая участки, которые выполняют субподрядные организации. Субподрядчик обычно не вносит записи напрямую, а передаёт генподрядчику ежедневные сведения или ведёт собственный журнал по своему виду работ. В споре между генподрядчиком и субподрядчиком это создаёт сложность: в общем журнале работы субподрядчика могут быть отражены как работы генподрядчика. Поэтому в договоре субподряда стоит прописать, кто и как фиксирует выполненные субподрядчиком объёмы, и регулярно получать от генподрядчика копии страниц с его записями.

Условия договора о журнале

В договоре подряда полезно закрепить, какая форма журнала применяется, кто его выдаёт, в какой срок заказчик обязан рассматривать записи подрядчика и как фиксируется отказ представителя заказчика от подписи. Чем подробнее эти правила, тем меньше поводов у сторон оспаривать журнал в суде.

Подписи в журнале: кто подписывает и что означает подпись

Подпись в журнале имеет значение только тогда, когда её поставило уполномоченное лицо. Полномочия подтверждают приказом о назначении ответственного представителя, доверенностью или распорядительным документом заказчика о назначении специалиста строительного контроля. Копии этих документов полезно хранить вместе с журналом.

Подписи подрядчика

Ежедневные записи подписывает ответственный представитель подрядчика по вопросам строительства. На объектах капитального строительства такие функции обычно выполняет специалист, включённый в национальный реестр специалистов в области строительства. Подпись случайного работника снижает доказательственную силу записи.

Подписи заказчика и надзора

Представители строительного контроля заказчика вносят в журнал замечания и отметки об их устранении. Подрядчик отвечает на замечание записью о выполнении с датой, после чего контроль ставит подпись о снятии замечания. Если заказчик систематически не расписывается, подрядчику стоит письменно обратить на это внимание заказчика, а не ограничиваться устными просьбами.

Доказательственная сила журнала в арбитражном суде

Журнал относится к письменным доказательствам по АПК РФ. Суд оценивает его наряду с другими материалами дела, и единственный журнал без подтверждения редко решает спор. Однако на практике журнал очень часто становится документом, который связывает остальные доказательства в единую картину.

Где журнал помогает подрядчику

• при отсутствии подписанных актов КС-2, когда нужно доказать сам факт выполнения работ;
• при споре о сроках, когда записи показывают, что работа шла непрерывно, а задержки вызваны заказчиком;
• при расчёте простоя, если в журнале отмечены дни остановки и их причины;
• при споре о качестве, когда строительный контроль в момент выполнения работ не делал замечаний.

Где журнал помогает заказчику

• когда записи строительного контроля фиксируют дефекты, которые подрядчик не устранил;
• когда записи подрядчика противоречат объёмам, указанным в актах;
• когда в журнале видно, что подрядчик не выходил на объект неделями, хотя ссылается на простой по вине заказчика.

Сомнения в подлинности

Если сторона считает, что записи внесены позже или подделаны, она вправе подать заявление о фальсификации доказательства (ст. 161 АПК РФ). Суд тогда предлагает исключить документ из числа доказательств или назначает экспертизу давности записей. Такие экспертизы стоят дорого и идут долго, а их результат может обернуться против той стороны, которая вела журнал небрежно. Поэтому регулярность и аккуратность записей служат прямой защитой от подобных заявлений.

Если журнал находится у другой стороны

Нередко оригинал журнала остаётся у заказчика, особенно после расторжения договора. Подрядчик, у которого нет копий, вправе ходатайствовать перед судом об истребовании журнала (ст. 66 АПК РФ). В ходатайстве указывают, какие обстоятельства подтверждает журнал, почему подрядчик не может получить его самостоятельно и у кого он находится. До этого стоит направить заказчику письменный запрос о предоставлении копии: отказ или молчание будет аргументом для суда. Если сторона уклоняется от представления журнала без уважительных причин, суд вправе учесть это при оценке её позиции.

Специальные журналы, акты и исполнительные схемы рядом с общим журналом

Общий журнал не существует сам по себе. На объекте параллельно ведут специальные журналы по отдельным видам работ: бетонных, сварочных, антикоррозийной защиты, монтажа конструкций, авторского надзора, входного контроля материалов. Их перечень указывают в общем журнале, и записи в нём должны отсылать к соответствующим специальным журналам. Если общий журнал говорит о бетонировании перекрытия, а в журнале бетонных работ за эти дни пусто, у эксперта появляется вопрос, действительно ли работы выполнялись в указанный день.

Связь с исполнительной документацией

В исполнительную документацию входят акты освидетельствования скрытых работ, акты промежуточной приёмки ответственных конструкций, исполнительные геодезические схемы, протоколы испытаний, документы о качестве материалов. Каждый такой документ должен находить подтверждение в хронике общего журнала. Дата акта скрытых работ, дата съёмки исполнительной схемы и дата записи о выполнении работ должны логично следовать друг за другом.

Связь с актами для оплаты

Акты по форме КС-2 и справка КС-3 оформляют выполненные работы для расчётов между сторонами. Объёмы в них подрядчик формирует по данным журнала и исполнительной документации. Расхождение между журналом и КС-2 заказчик использует как довод о завышении объёмов, а подрядчик, наоборот, может указать на журнал как на доказательство работ, не включённых в подписанные акты. Сверка журнала и актов перед каждым отчётным периодом занимает немного времени и избавляет от долгих споров в будущем.

Типичные ошибки при ведении журнала

Большинство проблем с журналом обнаруживаются тогда, когда исправить их уже нельзя: в процессе, при ознакомлении эксперта с документацией. Перечень ниже составлен по типовым ситуациям строительных споров между компаниями.

Ошибки оформления

• журнал не прошит, листы не пронумерованы, часть страниц вырвана или вклеена;
• записи сделаны разными ручками в один день за длительный период, что выдаёт заполнение задним числом;
• есть подчистки, замазывание корректором, исправления без оговорки и подписи;
• пропущены дни, а затем следует общая запись «за период выполнены работы»;
• не заполнен список ответственных лиц или подписи не совпадают с этим списком.

Ошибки содержания

• объёмы в журнале не совпадают с актами КС-2 и исполнительными схемами;
• отсутствуют ссылки на акты освидетельствования скрытых работ;
• записи о препятствиях не подкреплены письмами заказчику;
• материалы указаны без документов о качестве, и позже нельзя подтвердить, что использовались проектные изделия.

Ошибки хранения

Журнал оставляют в бытовке без присмотра, и он пропадает вместе со сменой подрядчика или при пожаре. Подрядчик, который уходит с объекта после расторжения договора, оставляет единственный экземпляр заказчику и лишается главного доказательства. Простое правило: регулярно сканировать все страницы и хранить копии в офисе, а при передаче журнала составлять акт приёма-передачи с указанием числа страниц и последней записи.

Журнал после окончания работ и при смене подрядчика

После завершения объекта журнал передают застройщику или техническому заказчику в составе исполнительной документации. Он нужен для получения заключения о соответствии построенного объекта и дальнейшей эксплуатации. Подрядчику перед передачей стоит сделать полную копию: если спор о расчётах возникнет позже, именно эта копия позволит доказать объём и сроки.

Смена подрядчика на объекте

При расторжении договора и выходе на объект нового исполнителя журнал закрывают записью о прекращении работ прежним подрядчиком с перечнем выполненного объёма. Эту запись подписывают представители обеих сторон или фиксируют отказ от подписи. Новый подрядчик продолжает тот же журнал либо открывает новый, но в любом случае первая его запись должна отражать состояние объекта на момент начала работ. Хорошо, если одновременно составлен акт осмотра с фотофиксацией.

Что делать, если журнал утрачен или не вёлся

Отсутствие журнала не лишает подрядчика права на оплату, но значительно усложняет доказывание. Факт и объём работ можно подтвердить другими документами: исполнительными схемами, актами скрытых работ, перепиской, документами о закупке и доставке материалов, табелями, пропусками, фотографиями, показаниями свидетелей. Нередко в таких делах назначают судебную строительно-техническую экспертизу, и эксперт устанавливает объём работ натурными замерами. Восстанавливать журнал задним числом нельзя: это быстро выявляется и подрывает доверие ко всем остальным документам компании.

Помощь адвоката

Адвокат по строительным спорам проверяет журнал до подачи претензии или иска, сопоставляет его с актами, перепиской и графиком, выявляет записи, которые может использовать противоположная сторона, и выстраивает позицию с учётом этих слабых мест. Если спор уже идёт, адвокат готовит ходатайства об истребовании журнала у заказчика, возражения на заявление о фальсификации, вопросы эксперту по объёмам и срокам. Для оценки ситуации пришлите сканы журнала, договор, акты КС-2 и переписку по спорному периоду.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта advokat.strojka@gmail.com.